在大型活动如年会的筹备过程中,与甲方决策层、策划/导演以及执行/技术组进行有效的沟通是确保活动成功举办的关键。不同的团队有着不同的职责和关注点,因此需要采用不同的沟通方式和策略。
和甲方决策层沟通:抓大方向,不抠小词
与甲方决策层的沟通至关重要,因为他们掌握着活动的最终决策权。在与他们交流时,要紧紧抓住大方向,避免在一些无关紧要的小细节上浪费时间。
沟通原则:在与甲方决策层沟通时,要始终围绕活动的效果和风险控制展开。用简洁明了的语言阐述观点,避免冗长复杂的表述,以免让他们感到困惑。例如,在介绍活动方案时,可以直接说明该方案能够带来的预期效果,如提升企业形象、增强员工凝聚力等,同时提及可能存在的风险以及相应的应对措施。
开场收口:开场时,要以专业且有针对性的方式提出问题和建议。比如,“我梳理了整场年会情绪起伏,目前前半场偏平,我建议在领导致辞后加一段价值升华串词,拉高仪式感,您看调性是否合适?”这样的开场既展示了自己对活动的深入思考,又为后续的讨论奠定了基础。收口时,要确保得到甲方决策层的明确反馈,以便及时调整方案。
敏感内容前置确认:对于活动中涉及的敏感内容,如业绩数据、敏感话题等,要提前与甲方决策层进行确认。例如,“今年业绩部分我已弱化敏感数据表达,只保留正向成果总结,是否需要再收紧口径?”这样可以避免在活动进行过程中出现不必要的麻烦。
领导环节极简确认:领导环节是活动的重要组成部分,要确保领导的出场顺序、头衔、荣誉介绍等信息准确无误。可以向甲方决策层提出,“各位领导出场顺序、头衔、荣誉介绍我已核对完毕,是否按此版本定稿不再调整?”以获得明确的答复。
禁忌:在与甲方决策层沟通时,要避免在一些细节问题上纠结,如音乐的选择、嘉宾的走位、串词的字眼等。这些问题虽然重要,但不应该占用甲方决策层的宝贵时间,以免让他们感到厌烦。